Praxisbeispiel

Praxisbeispiel: Mietshaus

Sechs Parteien, zwei davon gewerblich. Bisher: ein Ordner, ein langes Wochenende im Frühjahr und vier Abende im Jahr für die Voranmeldung. Danach: drei Knöpfe und eine Freigabe.

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Ausgangslage

Die Abrechnung ist nur die Spitze. Darunter liegt die Ablage.

Warum eine Betriebskostenabrechnung so lange dauert, hat selten mit Rechnen zu tun. Die Zeit geht dafür drauf, die Belege zusammenzusuchen, zu sortieren, den richtigen Zeitraum abzugrenzen und zu prüfen, ob wirklich alles da ist. Das eigentliche Rechnen ist in zwanzig Minuten erledigt.

Genau deshalb ist die digitale Ablage die Voraussetzung und nicht das Ziel. Wenn jeder Beleg beim Eingang schon erkannt, benannt und einer Kostenart zugeordnet wurde, dann liegt am Jahresende nichts mehr zum Suchen an. Die Abrechnung ist dann nur noch die Anwendung von Regeln, die längst feststehen — Umlageschlüssel, Zeitraum, Vorauszahlungen.

Dasselbe gilt für die Voranmeldung und für Verträge. Aus Daten, die ohnehin vorliegen, entsteht ein fertiges Dokument. Was Sie behalten, ist die Entscheidung: prüfen, freigeben, absenden.

Im Detail

Was dabei zusammenspielt

Nicht alles davon trifft auf jeden Betrieb zu. Welche Punkte bei Ihnen zählen, zeigt die Aufnahme.

Belege mit Kostenart

Beim Scannen wird nicht nur abgelegt, sondern zugeordnet: Heizung, Wasser, Versicherung, Grundsteuer, Hausmeister. Die Abrechnung greift später direkt darauf zu.

Umlageschlüssel hinterlegt

Quadratmeter, Personen, Verbrauch oder Einheiten — je Kostenart einmal festgelegt. Ändert sich eine Partei, ändert sich die Rechnung von allein.

Vorauszahlungen im Blick

Was jede Partei monatlich zahlt, steht im System. Nachzahlung und Guthaben ergeben sich, ohne dass jemand Kontoauszüge durchgeht.

Gewerbe getrennt geführt

Bei gewerblicher Vermietung mit Option zur Umsatzsteuer werden Vorsteuer und Umsatzsteuer sauber getrennt geführt — die Grundlage für die Voranmeldung.

Verträge aus Vorlagen

Aus den Daten einer Interessentenanfrage entsteht der Mietvertrag mit Ihren Klauseln. Sie prüfen und unterschreiben, statt zu tippen.

Freigabe bleibt bei Ihnen

Nichts verlässt das Haus ohne Ihren Klick. Weder die Abrechnung an die Mieter noch die Voranmeldung ans Finanzamt.

Zum Ausprobieren

Ein Jahr Verwaltung. Drei Knöpfe.

So sieht es aus, wenn die Belege ohnehin schon sauber abgelegt sind: Was bisher Abende gekostet hat, wird zu einem Vorgang, den Sie auslösen und freigeben. Drücken Sie einen der Knöpfe.

Auslösen

Beispielhaftes Mietshaus mit sechs Parteien, davon zwei gewerblich. Alle Zahlen sind erfunden — der Ablauf nicht.

Noch nichts ausgelöst. Wählen Sie links einen Vorgang.

Vorgehen

So entsteht das

Die Reihenfolge ist der Punkt. Wer zuerst baut und danach fragt, wofür, bezahlt beides zweimal.

Schritt 01

Ablage einrichten

Ordnerstruktur, Kostenarten und Benennungsregeln festlegen. Ab hier landet jeder Beleg automatisch dort, wo die Abrechnung ihn später sucht.

Schritt 02

Stammdaten erfassen

Parteien, Flächen, Vorauszahlungen, Umlageschlüssel, gewerbliche Einheiten. Einmalige Arbeit, danach nur noch Pflege bei Änderungen.

Schritt 03

Vorlagen bauen

Abrechnungsschreiben, Mietvertrag, Anlagen — in Ihrem Erscheinungsbild, mit Ihren Formulierungen. Was variabel ist, wird eingesetzt.

Schritt 04

Auslösen und freigeben

Danach ist es das, was Sie oben ausprobiert haben: ein Vorgang, eine Prüfung, eine Freigabe.

Häufige Fragen

Was Auftraggeber vorher wissen wollen.

Kurz beantwortet. Ausführlicher gern im Gespräch, dort können wir auf Ihren Fall eingehen.

Ersetzt das meinen Steuerberater?

Nein, und das ist auch nicht das Ziel. Wir bereiten Daten auf und erzeugen Dokumente — die steuerliche Beurteilung bleibt bei Ihrem Berater. In der Praxis wird die Zusammenarbeit einfacher, weil er sauber sortierte Unterlagen bekommt statt eines Schuhkartons.

Wer überträgt die Voranmeldung ans Finanzamt?

Sie selbst, mit einem Klick nach der Prüfung — es ist Ihre Anmeldung und Ihre Freigabe. Wir richten den Weg dorthin ein und sorgen dafür, dass die Zahlen stimmen und das Protokoll abgelegt wird. Ob Sie stattdessen Ihren Berater übertragen lassen, entscheiden Sie.

Lohnt sich das bei nur sechs Parteien?

Gerechnet auf die Abrechnung allein: knapp. Gerechnet auf alles zusammen — Ablage, Suche, Voranmeldung, Verträge, das Wiederfinden im Streitfall — deutlich. Der eigentliche Gewinn ist, dass der Ordner nicht mehr im Frühjahr auf Sie wartet.

Passt dazu

Selten kommt eines allein.

Diese Themen hängen mit dem hier beschriebenen zusammen — meist lohnt es sich, sie gemeinsam zu betrachten.

Leistung

Reden wir über Ihren Fall.

Vier kurze Fragen, dann melden wir uns innerhalb eines Werktags — mit einer ersten Einschätzung statt eines Standardschreibens.

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