Leistung
Prozessoptimierung für kleine Betriebe
Prozessoptimierung muss nicht teuer sein. Sie muss zielgerichtet sein. Wir nehmen auf, wie bei Ihnen tatsächlich gearbeitet wird, rechnen den Aufwand in Euro um und greifen dort ein, wo der Unterschied am größten ist.
Ausgangslage
Nicht jeder Ablauf muss digital werden. Nur die teuren.
Kleine Betriebe haben selten ein Digitalisierungsproblem. Sie haben ein Reihenfolgeproblem. Es wird an der Stelle angefangen, die am sichtbarsten ist — nicht an der, die am meisten kostet. Deshalb steht am Anfang keine Software, sondern eine Aufnahme: Wer macht was, wie oft, wie lange, und was passiert dazwischen.
Daraus entsteht eine Liste mit Preisschildern. Ein Vorgang, der zwanzigmal pro Woche acht Minuten kostet und von zwei Personen erledigt wird, verbraucht im Jahr rund 275 Arbeitsstunden. Sobald das als Zahl auf dem Tisch liegt, wird die Entscheidung einfach — und manchmal lautet sie: Das lassen wir, weil es sich nicht lohnt.
Im Detail
Was wir uns ansehen
Nicht alles davon trifft auf jeden Betrieb zu. Welche Punkte bei Ihnen zählen, zeigt die Aufnahme.
Mehrfacherfassung
Wo dieselben Daten zwei- oder dreimal eingegeben werden — von der Mail in die Liste, von der Liste ins Programm.
Wartezeiten
Wo Vorgänge liegen bleiben, weil eine Rückmeldung, eine Freigabe oder eine Information fehlt.
Fehlerquellen
Wo regelmäßig dieselben Fehler passieren. Fast immer liegt es am Weg, nicht an den Menschen.
Schattenprozesse
Excel-Listen und Notizzettel, die nur existieren, weil das offizielle System etwas nicht kann.
Lizenzkosten
Software, für die jeden Monat gezahlt wird, obwohl kaum jemand sie noch öffnet.
Abhängigkeiten
Aufgaben, die nur eine Person erledigen kann — und die stillstehen, sobald sie fehlt.
Zum Zusehen
Dieselbe Anfrage. Zwei Wege.
Links der Weg, den die meisten Betriebe heute gehen. Rechts derselbe Vorgang, nachdem wir ihn geradegezogen haben. Starten Sie beide gleichzeitig und sehen Sie zu — die Uhren laufen mit.
bereit
- Anfrage landet im Sammelpostfach0 Min
- Jemand liest sie zwischendurch45 Min
- Angaben fehlen — Rückfrage per Mail2 Std
- Warten auf die Antwort der Kundinüber Nacht
- Daten von Hand in die Liste übertragen21 Std
- Angebot aus der letzten Datei kopiert22 Std
- Liegt bis zur Freigabe26 Std
- Angebot geht raus28 Std
bereit
- Anfrage kommt über die geführte Strecke0 Min
- Vollständigkeit direkt geprüft — nichts fehlt0 Min
- Vorgang im System angelegt, Daten übernommen1 Min
- Angebotsentwurf aus Ihren Bausteinen erzeugt2 Min
- Eine Freigabe auf dem Handy12 Min
- Angebot geht raus14 Min
Kein Schritt darin ist erfunden — es sind dieselben Handgriffe, nur ohne die Stellen, an denen der Vorgang liegen bleibt. Bei zwölf Anfragen pro Woche summiert sich der Unterschied auf rund 170 Arbeitsstunden im Jahr. Und die Kundin hat ihr Angebot, bevor sie beim Wettbewerb nachfragt.
Vorgehen
So läuft es ab
Die Reihenfolge ist der Punkt. Wer zuerst baut und danach fragt, wofür, bezahlt beides zweimal.
Aufnahme
Ein halber bis ganzer Tag im Betrieb. Wir sprechen mit den Menschen, die den Vorgang täglich machen, nicht nur mit der Leitung.
Bewertung
Jeder gefundene Punkt bekommt Aufwand, Nutzen und Umsetzungsdauer. Sie sehen schwarz auf weiß, was sich zuerst lohnt.
Fahrplan
Eine Reihenfolge mit Festpreisen. Was den größten Unterschied macht, kommt zuerst — was warten kann, wartet.
Umsetzung
In Abschnitten, damit Sie früh etwas Echtes sehen und gegensteuern können, solange es noch günstig ist.
Häufige Fragen
Was Auftraggeber vorher wissen wollen.
Kurz beantwortet. Ausführlicher gern im Gespräch, dort können wir auf Ihren Fall eingehen.
Was kostet eine Prozessaufnahme?
Die Aufnahme selbst ist ein überschaubarer Festpreis und richtet sich nach Betriebsgröße und Anzahl der Abläufe. Sie bekommen daraus eine bewertete Liste, mit der Sie auch ohne uns weiterarbeiten könnten.
Müssen wir dafür unsere Arbeitsweise komplett umstellen?
Nein. In den meisten Fällen bleiben die Abläufe erkennbar, es fallen nur Zwischenschritte weg. Große Umstellungen empfehlen wir nur, wenn der bisherige Weg dauerhaft mehr kostet als der Wechsel.
Wie schnell rechnet sich das?
Kleinere Eingriffe rechnen sich häufig innerhalb eines Jahres, manche schon nach wenigen Monaten. Bei der Bewertung sagen wir Ihnen vorher, welcher Zeitraum realistisch ist.
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Digitale Ablage & Posteingang
Post scannen — Benennung, Ablage und Verteilung laufen von allein.
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Ansehen LeistungKI-Beratung & Einführung
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AnsehenReden wir über Ihren Fall.
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