Digitale Ablage für den Posteingang

Das hängt davon ab, wie viele Menschen damit arbeiten, wie viel Post anfällt und ob wir betreiben oder Sie. Der laufende Betrieb bewegt sich in einer Größenordnung, die auch kleine Betriebe nicht spürbar belastet — deutlich unter dem, was die eingesparte Zeit wert ist. Die Einrichtung richtet sich nach Ihrer Struktur; nach einem kurzen Gespräch nennen wir einen Festpreis. Effizienz muss nicht teuer sein, sie muss zur Anforderung passen.

Sie haben die Wahl. Entweder auf einem Server in Deutschland, den wir für Sie betreiben — nicht bei einem amerikanischen Anbieter. Oder vollständig bei Ihnen im Haus, auf einem kleinen Gerät, das in jeden Technikschrank passt und in der Anschaffung überschaubar bleibt. In beiden Fällen werden Ihre Dokumente weder ausgewertet noch weitergegeben, und Sie bekommen jederzeit eine vollständige Kopie.

Über die Suche. Jedes Dokument wird beim Einlesen im Volltext erfasst und mit den Merkmalen versehen, die Sie festgelegt haben — Absender, Art, Zeitraum, Projekt. Sie tippen „Stadtwerke“ und sehen jede Rechnung dieses Absenders, auch die von vor drei Jahren. Das ist in der Praxis der Punkt, an dem die meisten merken, was sie gewonnen haben.

Das entscheiden Sie. Viele behalten das Original für aufbewahrungspflichtige Unterlagen und legen es unsortiert chronologisch ab — gesucht wird ohnehin nur noch digital. Für die revisionssichere Aufbewahrung stimmen wir das Vorgehen mit Ihrem Steuerbüro ab.