Praxisbeispiel
Praxisbeispiel: Steuerunterlagen
Einmal im Jahr der Schuhkarton: Belege zusammensuchen, sortieren, feststellen dass etwas fehlt, nachfordern. Dabei war jeder einzelne Beleg irgendwann schon da — nur eben nicht dort, wo man ihn im März sucht.
Ausgangslage
Der Aufwand entsteht nicht im März. Er entsteht das ganze Jahr über.
Wer die Steuerunterlagen erst im Frühjahr zusammenstellt, macht die Arbeit zweimal: einmal, als der Beleg hereinkam und irgendwo abgelegt wurde, und einmal, wenn er wieder gesucht wird. Der zweite Durchgang ist der teure, weil er ohne Kontext stattfindet — man weiß nicht mehr, worum es ging, und muss jeden Beleg erneut lesen.
Wird stattdessen beim Eingang zugeordnet, verschwindet der zweite Durchgang. Jeder Beleg wird beim Scannen erkannt und einer Kategorie zugeschlagen, die Sie einmal festgelegt haben. Am Jahresende ist die Mappe fertig, ohne dass jemand sie erstellt hätte.
Der zweite Gewinn ist die Vollständigkeit. Weil das System kennt, welche Belege in den Vorjahren vorlagen, kann es sagen, was diesmal fehlt — bevor der Steuerberater danach fragt und drei Wochen vergehen.
Im Detail
Was dazugehört
Nicht alles davon trifft auf jeden Betrieb zu. Welche Punkte bei Ihnen zählen, zeigt die Aufnahme.
Zuordnung beim Eingang
Der Beleg wird nicht nur abgelegt, sondern einer Kategorie zugeschlagen — die Sie vorher festlegen, nicht wir.
Kategorien nach Ihrem Bedarf
Handwerkerleistungen, Versicherungen, Spenden, Kinderbetreuung, Arbeitsmittel. Welche Sie brauchen, sagt Ihnen Ihr Steuerberater.
Summen laufen mit
Sie sehen jederzeit, was sich in einer Kategorie angesammelt hat — nicht erst am Jahresende.
Vollständigkeit geprüft
Was in den Vorjahren vorlag und diesmal fehlt, wird benannt. Nachfordern kostet im November wenig und im März viel.
Mappe auf Knopfdruck
Eine sortierte Sammlung mit Inhaltsverzeichnis, die Ihr Steuerberater direkt verwenden kann.
Jederzeit auffindbar
Nicht nur zur Steuerzeit. Ein Suchbegriff, und Sie haben jede Rechnung dieses Absenders — auch die von vor drei Jahren.
Fristen im Blick
Bescheide mit Frist werden erkannt und gemeldet, statt im Stapel zu verschwinden.
Aufbewahrung geregelt
Was wie lange bleiben muss, wird beim Ablegen mitgegeben. Aussortiert wird nach Regel, nicht nach Gefühl.
Zum Zusehen
Ein Jahr in zwanzig Sekunden.
Jeder Beleg, der übers Jahr hereinkommt, wird beim Scannen erkannt und zugeordnet. Sie merken davon nichts — bis zu dem Tag, an dem Sie ihn brauchen. Drücken Sie auf Jahr abspielen.
Vorgehen
So entsteht das
Die Reihenfolge ist der Punkt. Wer zuerst baut und danach fragt, wofür, bezahlt beides zweimal.
Kategorien abstimmen
Am besten gemeinsam mit Ihrem Steuerberater — er weiß, wie er die Unterlagen braucht. Das spart später beiden Seiten Rückfragen.
Regeln hinterlegen
Welcher Absender gehört wohin, was ist aufbewahrungspflichtig, wo hängt eine Frist dran.
Vorjahr einlesen
Wenn vorhanden, wird das letzte Jahr einmal miterfasst. Erst dadurch kann das System sagen, was fehlt.
Laufen lassen
Ab dann nur noch scannen. Die Mappe entsteht nebenbei.
Häufige Fragen
Was Auftraggeber vorher wissen wollen.
Kurz beantwortet. Ausführlicher gern im Gespräch, dort können wir auf Ihren Fall eingehen.
Ersetzt das meinen Steuerberater?
Nein. Wir sortieren Belege und erzeugen eine Mappe — welche Posten steuerlich wie zu behandeln sind, beurteilt Ihr Berater. In der Praxis wird seine Arbeit günstiger, weil er keine Zeit mehr mit Sortieren verbringt.
Woher weiß das System, was fehlt?
Aus dem Vergleich mit den Vorjahren und aus wiederkehrenden Absendern. Wer zwölf Monatsabrechnungen erwartet und elf hat, bekommt einen Hinweis. Das ist keine steuerliche Prüfung, sondern ein Abgleich von Mustern — aber genau der findet die Lücken, die sonst im März auffallen.
Gilt das auch für die Firma?
Ja, dort wirkt es noch stärker, weil mehr Belege anfallen und die Fristen härter sind. Privat und geschäftlich lassen sich getrennt führen, auch wenn beides über dasselbe System läuft.
Passt dazu
Selten kommt eines allein.
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